خرید مبلمان اداری بیشتر از اینکه نیاز به زیبایی شناسی داشته باشد، نیاز به ملاحظات عملی دارد. آسایش و ایمنی کارکنان و میهمانان خود را باید در تمام تصمیم گیری ها لحاظ کنید. با اجتناب از چند اشتباه معمول که هنگام خرید رخ می دهد، شما می توانید اطمینان حاصل کنید که مبلمان خریداری شده رضایت کارکنان، افزایش بهره وری و سود برای کسب و کار شما را در پی خواهد داشت.
خرید بدون برنامه
اغلب اوقات، مردم مبلمان را بدون فکر قبلی و از روی انگیزه آنی خریداری می کنند. عجله در هنگام تصمیم گیری برای خرید می تواند منجر به انتخاب هایی شود که در آینده پشیمانی را به همراه خواهد داشت. به همین خاطر قبل از اینکه سرمایه خود را در زمینه مبلمان اداری صرف کنید ما به شما پیشنهاد می کنیم که:
· با دقت نیازهای خود را ارزیابی کنید
قبل از شروع فرآیند انتخاب، به این فکر کنید که هر آیتم چگونه استفاده خواهد شد. اگر انتخاب شما به عنوان مثال یک صندلی باشد، آیا گاهی اوقات استفاده می شود (مثلا صندلی میهمان) یا در تمام طول روز از آن استفاده خواهد شد (مثل صندلی اداری)؟ آیا قابلیت تنظیم ارتفاع برای شما مهم است یا اینکه صندلی باید ثابت باشد؟ آیا باید به اندازه کافی سبک باشد تا بتوان آن را جابجا کرد یا اینکه در جای ثابتی قرار خواهد گرفت؟ هر چه بیشتر برای خرید خود وقت و فکر صرف کنید، احتمال آنکه دقیقا به آنچه نیاز دارید برسید، بیشتر است.
تجزیه و تحلیل نقاط ضعف و قوت آنچه در حال حاضر دارید
در نظر گرفتن نظر کارکنانی که در طول روز از مبلمان اداری استفاده می کنند، می تواند مفید باشد. در غیر اینصورت، شما هر گز متوجه مشکل تنظیم ارتفاع صندلی کنونی یا نیاز منشی به یک میز همراه با جای کیبورد نخواهید شد.
· یک سبک همیشه محبوب را به آنچه مرسوم است ترجیح دهید
معمولا شما بیشترین سرمایه دراز مدت را زمانی به دست می آورید، که یک طرح ساده و در عین حال مورد پسند را انتخاب می کنید. با خرید مبلمان با ظاهری که در طول زمان از مد نمی افتد، اضافه کردن قطعات مکمل به آن هنگامی که شرکت شما رشد می کند یا تغییر سبک می دهد آسان تر خواهد بود.
خطای دوم در خرید مبلمان اداری
عدم توجه به آسایش کارمندان
وقتی صحبت از مبلمان اداری به میان می آید، آسایش برابر است با بهره وری بیشتر. طراحی ارگونومی برای آسایش و بهره وری پرسنل شما امری ضروری ست. ویژگی های از قبیل صندلی های منحنی، ساپورت و تکیه گاه کمر، صندلی با قابلیت تنظیم ارتفاع و صندلی های دسته دار می تواند به کاهش صدمات ناشی از کار و از دست دادن ساعات کاری کمک کند. در عوض، این عوامل می تواند به کاهش هزینه در جهت جبران خسارت کارگران و بیمه های درمانی کمک کند.
خطای سوم در خرید مبلمان اداری
به قیمت بیشتر از ارزش واقعی اهمیت ندهیم
همه تخفیف گرفتن را دوست دارند، اما زمانی که قیمت را ارزیابی می کنید مطمئن شوید که به ارزش کالا نیز به همان اندازه اهمیت میدهید. برای گرفتن زیرکانه ترین تصمیم خرید ممکن، هزینه مالکیت را نسبت به طول عمر مورد انتظار مبلمان را در نظر بگیرید. مثلا صندلی ای که برای استفاده گاه به گاه طراحی شده به طور کلی هزینه کمتری نسبت به یک صندلی که به منظور مقاومت در مقابل سایش و پارگی طراحی شده، در بر خواهد داشت. اگرچه خرید یک صندلی ارزان قیمت ممکن است وسوسه انگیز باشد ولی این صندلی نباید مورد استفاده سنگین قرار گیرد. هزینه تعمیرات و تعویض قطعات به راحتی اثر تخفیفات و پس انداز اولیه را از بین میبرد و حتی می تواند محصول گرانتری را در طول زمان به شما تحمیل کند. البته مواردی هست که شما جهت به اصطلاح راه افتادن کار باید یک آیتم ارزان قیمت در شرایط اضطراری خرید کنید. در این مورد، آیتم خریداری شده را یکبار مصرف و عاملی در جهت خرید جایگزین مناسب تر در برنامه ریزی بودجه خرید خود در نظر بگیرید.
خطای چهارم در خرید مبلمان اداری
خرید بدون درنظر گرفتن رشد و رونق کسب و کارمان در آینده
اینکه شما در حال شروع کسب و کار جدید هستید یا به دلیل بزرگ تر شدن سازمان خود قصد افزودن مبلمان اداری به مجموعه فعلی را دارید، باید این را در نظر داشته باشید که هر قطعه از مبلمان اداری جدید چگونه با محیط فعلی و همچنین محیط کاری آینده شما سازگار خواهد بود. کل مسیر حال تا آینده را برای یافتن آنچه می توانید در طولانی مدت انجام دهید بررسی کنید، حتی اگر در حال حاضر فقط توانایی خرید چند صندلی و میز محدود را دارید یا اینکه نمی توانید یک میز کنفرانس بزرگ بخرید.ما به شما پیشنهاد می کنیم که:
چگونگی تطبیق مبلمان با تکنولوژی را در نظر بگیرید
به این فکر کنید که در طول ۱۰ سال گذشته چقدر تکنولوژی پیشرفت کرده است. امروزه، میزها نیاز به فضا و خروجی سیم و کابل جهت لپ تاپ، مانیتور، پرینتر، دستگاههای PDA، شارژر موبایل و چراغ مطالعه دارند. بنابراین وقتی خرید خود را انجام می دهید، اینکه چه مقدار فضا و بایگانی برای چندین سال آینده نیاز دارید از اهمیت ویژه ای برخوردار است. به عنوان مثال آیا مبلمان اداری خریداری شده قابلیت پوشش و مخفی سازی سیمها را دارد؟ آیا اتاق کنفرانس شما فضا جهت ویدئو کنفرانس دارد؟
فضای کاری خود را انعطاف پذیر نگه دارید
خرید مبلمانی که به هنگام بروز نیازهای جدید به آسانی قابلیت جابجایی و تغییر ظاهر را داشته باشد ایده خوبی ست. این به شما این انعطاف پذیری را خوهد داد که در صورت لزوم چیدمان فضای خود را تغییر دهید. با شبکه های بیسیم (Wireless) و تکنولوژیهایی که روز به روز محبوب تر می شوند، شاید کارمندان دیگر به فضای کاری خاصی نیاز نداشته باشند. در برخی از ادارات، کارفرمایان چنین در نظر گرفته اند که میزها را چرخدار کرده و خروجی سیمها را در کف زمین قرار دهند. این کارکنان را به تعامل در پروژه ها و کار تیمی تشویق می کند.
خطای پنجم در خرید مبلمان اداری
هماهنگ نکردن میزان انتظار شما از عمر مفید مبلمان اداری با برنامه استهلاک دپارتمان حسابداری
اگر دپارتمان حسابداری شما برنامه خریدهای اصلی مبلمان اداری را در یک دوره استهلاک ۱۰ ساله قرار داده باشد و در عین حال شما مبلمان اداری با گارانتی تعویض ۵ ساله خریداری کنید، ممکن است زودتر از اینکه منابع مالی شما اجازه بدهد مجبور به تعویض آنها باشید. در نتیجه، نیازهای خرید شما خیلی زود با قوانین مالی کمپانی تان ناهماهنگ می گردد.
خطای ششم در خرید مبلمان اداری
ارزیابی نکردن هزینه های واقعی مالکیت
قیمت پایه ی مبلمان اداری تنها نقطه شروع است. برای ارزیابی صحیح هزینه های مالکیت باید آیتمهایی نظیر هزینه حمل و نقل، مالیات، هزینه بسته بندی و خدمات نصب به قیمت پایه اضافه گردد. حتی اصطلاح “تحویل در محل” نیز تفاسیر مختلفی را در پی خواهد داشت. آیا محموله تنها درب محل به شما تحویل داده می شود؟ آیا شما نیاز به تحویل داخل ساختمان دارید؟ مهم است که شما هنگام گرفتن تصمیم خرید، تمامی موارد ذکر شده را در بهای تمام شده در نظر بگیرید. مطمئن شوید که گارانتی های مختلف را نیز بررسی و مقایسه کرده اید. امیدواریم که هیچوقت به نیازی به آن پیدا نکنید. ولی اگر این اتفاق افتاد، خوب است که از پیش بدانید که چه مواردی و برای چه مدت تحت پوشش است.
خطای هفتم در خرید مبلمان اداری
درخواست نکردن از فروشنده برای درج استانداردهای خرید بر روی پرونده شما
هنگامی که شما مشخصاتی را برای یک آیتم مثل “میز مدیریت” تعریف کردید، در خرید بعدی خود می توانید فقط درخواست خرید “میز مدیریت” را بدهید. این بسیار ساده تر از جستجو در پرونده های قبلی برای جنس صفحه، شماره آیتم و … است. با نگهداری استاندارد در پرونده مربوط به شما، فروشنده بطور اتوماتیک خواهد فهمید که “میز مدیریت” در واقع همان “میز ال شکل از جنس صفحه MDF با رویه چرم همراه با فایل مدیریت شامل سه کشو با قفل مرکزی و جای کیس” است. نه تنها این به شما اطمینان می دهد که میز اداری جدید، دقیقا مشابه میز اداری خریداری شده قبلی است بلکه در زمان با ارزش شما صرفه جویی می کند.
خطای هشتم در خرید مبلمان اداری
معامله کردن با فروشنده ای که یا خدمات ضعیف ارائه کرده یا اصلا خدمات پس از فروش ندارد
اکثر فروشندگان هنگامی که سرگرم پروسه فروش هستند متوجه نیازهای شما خواهند بود، اما بعد از آن چه اتفاقی خواهد افتاد؟ غفلت در ارزیابی صحیح از اینکه فروشنده چگونه گارانتی و دیگر مسائل مربوط به رضایت مشتری را مدیریت می کند، منجر به سر درگمی در پایان راه می گردد. ایده خوبی ست که از فروشنده سوالاتی نظیر “شما چطور به تعمیرات و گارانتی رسیدگی می کنید؟” یا “اگر میز من در حین حمل خط و خش دار شود،چه؟” بپرسید. از فروشنده در مورد موارد مشابه سوال کنید تا متوجه شوید با مشکلات پیش آمده در زمان حمل و نقل، تحویل یا نصب در گذشته چگونه برخورد شده است؟ بدترین اتفاق این است که فروشنده کالا را به شما تحویل داده و دیگر شما را به فراموشی بسپارد. حتی در ساده ترین حالت برگرداندن یک میز با پایه شکسته به فروشنده جهت تعمیر، اگر نماینده محلی جهت تعمیر وجود نداشته باشد می تواند وقت گیر و هزینه بر باشد.
منبع:http://philpa.com/
